Ganz ohne den Einsatz von Plugins oder Flash ist es nun möglich sich via GoogleMail online im Internetbrowser PDF-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen oder TIFF-Grafiken anzusehen.

Doch es geht noch weiter: Neben der Ansicht der einzelnen Dateien ist auch eine Bearbeitung möglich. So können PowerPoint-Präsentationen z.B. herangezoomt oder als Diashow angezeigt werden. Auch sehr praktisch ist, dass die Inhalte der Präsentationen entfernt werden können. Des Weiteren ist eine Konvertierung ins PDF-Format möglich. Dies ist besonders nützlich, da per Email versendete PDF-Dokumente vom Empfänger nicht noch nachträglich verändert werden können.

Wer seinen PC auch als Faxgerät benutzt, dem wird das TIFF-Format nicht unbekannt sein. Dieses Format bringt den Vorteil, dass einzelne Dateien mehrseitige Dokumente in sich verbergen. Auch die TIFF Dateien können via GoogleMail bearbeitet, als PDF konvertiert, gesaved und ausgedruckt werden.

Mehr zu GoogleMail finden Sie hier: Googles kostenfreier Email Service

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Nun fragen Sie sich natürlich, was für Daten in den einzelnen Dokumenten abgespeichert sind? Jede Datei erhält beim Abspeichern Metadaten, in denen festgehalten ist, wer wann dieses Dokument erstellt oder bearbeitet hat. Des weiteren finden sich dort auch Dateiinformationen über die Zeichenanzahl oder die Dateigröße wieder.

Wie Sie in den MS-Office Anwendungen Word, Excel und PowerPoint vermeiden, dass Ihre Metadaten ausspioniert werden können, zeigt Ihnen der Büro- und Schreibservice Officefee hier:

Vorgehensweise in Microsoft Word

Klicken Sie in der Menüleiste auf “Extras” und wählen Sie dort nun den Punkt “Optionen” aus.

Wählen Sie den Reiter “Sicherheit”. Dort finden Sie unter Datenschutzoptionen “Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen”. Setzen Sie hier ein Häkchen.

Nun gehen Sie auf den Reiter “Speichern” und deaktivieren unter Speicheroptionen “Schnellspeicherung zulassen. Hier soll nun kein Häkchen mehr sichtbar sein.

Bestätigen Sie diese Vorgänge danach mit OK.

So, Ihr aktuelles Word-Dokument ist nun sicher und kann keine Auskunft über Ihre Metadaten geben.

Vorgehensweise in Microsoft Excel und Powerpoint

Bei dem Kalkulationsprogramm Excel und der Anwendung zum Erstellen von Präsentationen PowerPoint gehen wir erst genau so vor, wie bei MS Word. Klicken Sie auf “Extras” und dann auf den Menüunterpunkt “Optionen”. Hier wählen Sie den Reiter “Sicherheit” und aktivieren das Kontrollkästchen “Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen”.

Dann wechseln Sie in den Reiter “Speichern” und deaktivieren dort die Funktion “AutoWiederherstellen-Info speichern alle:”.
Unter Arbeitsmappenoptionen setzen Sie nun ein Häkchen bei “AutoWiederherstellen deaktivieren”.

Nun sind auch Ihre aktuell geöffneten Excel- und PowerPoint-Dateien sicher und Unbefugte können so keine Metadaten von Ihnen ausspionieren.

Den einzigen Nachteil der Sache sollten Sie aber nicht vergessen: Dieser Vorgang gilt leider immer nur für das derzeit aktive (geöffnete) Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument.
Schließen Sie nun dieses und wollen ein neues erstellen, müssen Sie den oben beschriebenen Vorgang wiederholen.

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