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OpenOffice Formatvorlagen ändern

Officefee — Sun, 03 Aug 2008 10:00:30 +0000

Beim derzeitigen Testlauf der Büroanwendung OpenOffice.org 3.0 beta stellte ich im Rahmen meines Schreibservice gestern fest, dass es offensichtlich ein Problem beim Ändern der Formatvorlagen gibt:

Wer in OpenOffice.org als Standardschrift nicht unbedingt Times new roman nutzen will, kann sich seine favorisierte Schriftart als Standardschrift einstellen.

Über die Funktion „Formatvorlagen“ (zu finden unter dem Menüpunkt Format) soll dies zwar möglich sein, jedoch merkt sich OpenOffice die neuen Einstellungen für Schriftart und Schriftgröße nicht. So kommt es nach dem Neustart von OpenOffice dazu, dass die Standardschrift wieder auf Times new roman eingestellt ist.

Doch es gibt noch einen zweiten Weg zumindest die Schriftart und Schriftgröße dauerhaft zu ändern:

Klicken Sie hierzu auf den Menüpunkt Extras und wählen hier ganz unten den Unterpunkt Optionen.

Nun öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Grundeinstellungen für OpenOffice eingestellt und geändert werden können.

Wählen Sie hier nun den Punkt OpenOffice.org Writer.

Dort wählen Sie nun den Unterpunkt Grundschriften (westlich).

Im Normalfall wird nun Times new roman und die Schriftgröße 12 pt angezeigt. Hier geben Sie einfach Ihre favorisierte Schriftart und -größe, wie z.B. Arial, 12 pt oder Verdana, 11 pt usw. ein.

Danach bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK und so werden auch beim nächsten Start von OpenOffice Ihre neue Schriftart berücksichtigt.

Ob dies nur ein Problem der aktuellen Beta von OpenOffice.org 3 oder ein grundlegender Fehler ist, weiß ich leider nicht. Doch mit dieser Methode lassen sich zumindest Standardeinstellungen zu Schriften und Größe erfolgreich vornehmen.

OpenOffice.org 3.0 beta können Sie hier runterladen: Klick

Gut versteckt: Blindkopie mit Thunderbird versenden

Officefee — Thu, 17 Jul 2008 12:18:08 +0000

Nicht gerade selten wird in Internet danach gesucht, wie man mit Thunderbird eine Blindkopie (BCC) erstellen und versenden kann.
Anders als bei Microsofts Email-Client Outlook, bei dem im Nachrichten Fenster eine seperate CC-Zeile vorhanden ist, ist diese Funktion bei Mozillas Thunderbird ein wenig versteckt, aber trotzdem vorhanden.

Klicken Sie in Ihrem Nachrichtenfenster oben in der Adresszeile auf “An” und schon können Sie zwischen weiteren Feldbefehlen, wie CC, BCC oder “Antwort an” wählen.

Was bedeutet CC und BCC?

CC leitet sich vom englischen Begriff Carbon Copy ab, was übersetzt ungefähr soviel bedeutet, wie Kohlepapier-Durchschlag. Diese Methode benutze man früher in Büros, um Kopien von Dokumenten anzufertigen.
Mit dieser Funktion werden Emails an verschiedene Leute gesendet oder weitergeleitet. Die Empfänger sehen aber in der Empfängerzeile, wer außer ihnen noch diese Email erhalten hat.

BCC (Blind Carbon Copy) bedeutet Blindkopie. Außer dem Hauptempfänger, der in der obersten Adresszeile angegeben wird, werden keine weiteren Blindkopie-Empfänger aufgelistet. Somit bleibt dem Hauptempfänger und auch den jeweiligen BCC-Empfängern verborgen, wer außer ihnen diese Email noch erhalten hat.

Thunderbird ist ein intelligentes Email-Programm für Windows und Mac, welches aufgrund seiner vielzähligen Funktionen und seinem Junk-Filter Microsoft Outlook in nichts nachsteht. Mein Büroservice nutzt für seinen Email-Verkehr ebenfalls Thunderbird. Des weiteren arbeite ich seit 4 Jahren auch an meinem privaten Mac mit Thunderbird und vermisse nichts.

Downloaden kann man Thunderbird hier.

Wie Sie sich in Thunderbird einen lernfähigen Junk-Filter für unerwünschte Emails einrichten, erklärt Ihnen die Internetagentur Homepageservice Fleck in diesem Tutorial.

Versteckte Meta-Daten in Office-Dokumenten entfernen

Officefee — Thu, 10 Jul 2008 14:15:54 +0000

Die meisten Betriebe und Privatpersonen, die mit dem Betriebssystem Windows XP arbeiten, benutzen als Bürosoftware MS-Office. Dass sich beim Erstellen vertrauliche Daten über Sie oder Ihr Unternehmen unbemerkt im Dokument hinterlegen, wissen die meisten Anwender aber nicht. So können diese Daten Fremden Auskunft über Sie und Ihre Firma geben, ohne dass Sie es wissen oder wollen.

Nun fragen Sie sich natürlich, was für Daten in den einzelnen Dokumenten abgespeichert sind? Jede Datei erhält beim Abspeichern Metadaten, in denen festgehalten ist, wer wann dieses Dokument erstellt oder bearbeitet hat. Des weiteren finden sich dort auch Dateiinformationen über die Zeichenanzahl oder die Dateigröße wieder.

Wie Sie in den MS-Office Anwendungen Word, Excel und PowerPoint vermeiden, dass Ihre Metadaten ausspioniert werden können, zeigt Ihnen der Büro- und Schreibservice Officefee hier:

Vorgehensweise in Microsoft Word

Klicken Sie in der Menüleiste auf “Extras” und wählen Sie dort nun den Punkt “Optionen” aus.

Wählen Sie den Reiter “Sicherheit”. Dort finden Sie unter Datenschutzoptionen “Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen”. Setzen Sie hier ein Häkchen.

Nun gehen Sie auf den Reiter “Speichern” und deaktivieren unter Speicheroptionen “Schnellspeicherung zulassen. Hier soll nun kein Häkchen mehr sichtbar sein.

Bestätigen Sie diese Vorgänge danach mit OK.

So, Ihr aktuelles Word-Dokument ist nun sicher und kann keine Auskunft über Ihre Metadaten geben.

Vorgehensweise in Microsoft Excel und Powerpoint

Bei dem Kalkulationsprogramm Excel und der Anwendung zum Erstellen von Präsentationen PowerPoint gehen wir erst genau so vor, wie bei MS Word. Klicken Sie auf “Extras” und dann auf den Menüunterpunkt “Optionen”. Hier wählen Sie den Reiter “Sicherheit” und aktivieren das Kontrollkästchen “Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen”.

Dann wechseln Sie in den Reiter “Speichern” und deaktivieren dort die Funktion “AutoWiederherstellen-Info speichern alle:”.
Unter Arbeitsmappenoptionen setzen Sie nun ein Häkchen bei “AutoWiederherstellen deaktivieren”.

Nun sind auch Ihre aktuell geöffneten Excel- und PowerPoint-Dateien sicher und Unbefugte können so keine Metadaten von Ihnen ausspionieren.

Den einzigen Nachteil der Sache sollten Sie aber nicht vergessen: Dieser Vorgang gilt leider immer nur für das derzeit aktive (geöffnete) Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument.
Schließen Sie nun dieses und wollen ein neues erstellen, müssen Sie den oben beschriebenen Vorgang wiederholen.

XING: Businessdaten sinnvoll nutzen!

Officefee — Fri, 27 Jun 2008 06:05:52 +0000

Da ich beruflich eng mit einem Webdesigner und Suchmaschinenoptimierer zusammen arbeite, bleibt es nicht aus, dass ich auch die ein oder andere nützliche Info zu diesen Themen lerne und weiterverwerten kann.

Ganz unabhängig dazu stellte sich mir vor kurzem die Frage, warum ich so wenige Besucher auf meinem Profil der Internetplattform Xing.com habe.

Der Fehler ist offensichtlich und einfach: Unter den Kategorien “ich suche” und “ich biete” werden kurz und knapp nur Tags eingegeben.. sogenannte Keywords unter denen mein Profil gefunden werden soll. Ähnlich wie bei Blog-Einträgen für die Suchmaschinenoptimierung.

So sollten Sie in Ihrem Profil also auf vollständige Sätze verzichten. Nur durch einzelne, voneinander durch ein Komma getrennte Worte, werden Sie über die Suchfunktion durch interessierte Auftraggeber oder Auftragnehmer gefunden. Diese Tags sollten Sie, Ihre Stärken, Tätigkeiten und Kenntnisse definieren.

Für eine Beschreibung als vollständigen Text können Sie die Option “über mich” nutzen.

Es gibt allerdings auch viele User, die die Optionen “ich suche” und “ich biete” gar nicht erst nutzen, sondern nur ihren Lebenslauf hinterlegen. Dies hat den entscheidenden Nachteil, dass Sie so von Interessenten schlecht oder gar nicht erst gefunden werden.

Und der eigentliche Sinn von Xing.com ist u.a. ja Kontakte zu knüpfen und zu pflegen.

Thunderbird: Personalisierte Signatur einrichten

Officefee — Wed, 09 Apr 2008 16:04:59 +0000

Um in Thunderbird Ihre wichtigen Kontaktdaten für die Empfänger Ihrer E-Mails zu hinterlegen, brauchen Sie keine 5 Minuten!

Zuerst öffnen Sie einen normalen Text-Editor, wie etwa den Editor unter Windows oder TextEdit unter Mac OS X. Hier geben Sie nun nach Belieben Ihren Namen, Anschrift, Telefon- und Faxnummer sowie Internet- und Email-Adresse an. Ebenfalls kann hier für geschäftliche Kontakte die Handelsregisternummer, die USt-IdNr. oder die Bankverbindung eingetragen werden.

Vergessen Sie nicht die Formatierung. Unterstreichen Sie z.B. Ihren (Firmen-)Namen, in dem Sie ihn fett markieren oder passend einfärben.

Sind Sie zufrieden mit Ihrem Entwurf, so speichern Sie ihn als .txt oder .html (bei Formatierungen empfohlen) ab.

Öffnen Sie nun Thunderbird und klicken unter “Extras” –> “Konten” Ihr entsprechendes Email-Konto an, welchem Sie die Signatur zuordnen wollen. Ist dies geschehen, setzen Sie wie auf dem Screenshot ein Häkchen unter “Datei als Signatur anhängen” und klicken Sie auf Durchsuchen, um Ihre Datei auszuwählen.

Jetzt nur noch mit OK bestätigen und schon können Sie Emails mit Ihrer personalisierten Signatur versenden.

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