Richtig e-mailen will gelernt sein!
Im Zeitalter des Internets hat die Email immer mehr an Bedeutung gewonnen. Doch leider wird dieses Medium auch oft für Spam oder Phishing-Mails missbraucht. Damit Ihre Kommunikationspartner von Ihnen direkt ein positives Bild erhalten, hier ein paar Tricks und Kniffe zum korrekten Erstellen und Versenden von Emails.
Bevor Sie Ihre Email absenden:
Sie haben für einen Bekannten, Kollegen oder Kunden eine Email mit längerem Anschreiben und mehreren Anhängen verfasst. Um sicher zu gehen, dass Ihr Text fehlerfrei ist und Sie keine wichtigen Informationen oder anzuhängende Dateien vergessen haben, drucken Sie sich die Email einmal aus oder senden Sie sie sich testweise selber zu. Ist der Text verständlich, haben sich irgendwo Tippfehler versteckt?
Vorallem bei geschäftlichen Emails sollte auf Korrektheit Wert gelegt werden.
Haben Sie sich bereits eine Signatur eingerichtet? Egal, ob Ihre Email vom privaten oder Büro-Computer gesendet wird, der Empfänger möchte daraufhin evtl. schnell und einfach mit Ihnen Kontakt aufnehmen. Versehen Sie Ihre Signatur mit Ihren wichtigsten Kontaktdaten, wie z.B. Ihrer Telefon- und Faxnummer, Ihren Sprech- und Bürozeiten oder Ihrer Url.
Wie Sie sich unter dem Programm Thunderbird eine Signatur einrichten, erfahren Sie hier.
Sollten Sie Dateien per Email versenden, vergessen Sie nicht in Ihrem Text darauf aufmerksam zu machen. Erklären Sie dem Empfänger, worum es bei diesem Anhang geht.
Würden Sie eine Email mit einer Ihnen unbekannten Anlage öffnen? Vielleicht verbirgt sich darin ein Virus, der Ihr System angreift oder gar zerstört.
Über eine persönliche Begrüßung im Text freut sich jeder Email-Empfänger. Verzichten Sie daher auf eine Standard-Anrede, wie etwas „Sehr geehrte Damen und Herren“, wenn Ihnen der Name des Empfängers bekannt ist. Außerdem wirkt Ihre Mail so viel individueller und vertrauensvoller.
Weitere Tipps zur elektronischen Post:
Stellen Sie sich vor, Sie senden einem Geschäftspartner wichtige Informationen oder eine kurzfristige Einladung per Post. Diese sind meist mehrere Tage unterwegs, also bevorzugen Sie in diesem Fall die Email.
Doch auch im umgekehrten Fall sollten Sie daran denken, Ihre Emails nach dem Erhalt in der Regel binnen 24 Stunden zu beantworten. Sollten Sie noch keine genaue Antwort geben können, lassen Sie Ihrem Kontakt einen kurzen Zwischenbescheid zukommen, statt ihn in Ungewissheit warten zu lassen.
Wann ist es sinnvoll das Nur-Text- oder das HTML-Format zu wählen?
Nicht nur aufgrund der unterschiedlichen Betriebssystemen, wie Windows, Mac und Linux, gibt es eine Bandbreite von verschiedenen Email-Programmen. Um sicher zu gehen, dass Ihr Kontakt Ihre Email auch einwandfrei lesen kann, sollten Sie das Nur-Text-Format wählen. So wird der Text, egal in welchem Email-Programm auch immer, korrekt im ASCII-Format dargestellt.
Trotz allem kann eine Großzahl der Email-Programmen Emails im HTML-Format präsentieren. Ein Vorteil dieses Formats ist, dass Grafiken, wie z.B. Ihr Firmenlogo oder die Corporate Identity in der Signatur, eingebunden und optimal dargestellt werden können.
Dies hebt das Erscheinungsbild Ihrer elektronischen Post positiv hervor.
Achten Sie aber auch hier darauf, dass Ihre Signatur und weitere HTML-Elemente insgesamt nicht mehr als 70 kb in Anspruch nehmen.
Wenn die Möglichkeit besteht, testen Sie Ihre HTML-Vorlage selbst unter verschiedenen Email-Programmen. So können Sie evtl. Formatierungsfehler ausbügeln.
